Verbandsstruktur, Organigramme
Foto Archiv Roland Zolliker: Schweizermeisterschaften Liestal, v.l.n.r.: Organisatoren Giuseppe und Annemarie Puglisi, Vize-Präsident Marc Keller, Bruno Trachsel, Marianne Furrer, Roland Zolliker.
Organisation
Das Grundelement jeder Aufbauorganisation ist die Stelle. Jede Stelle ist zuständig für die Erledigung bestimmter Teilaufgaben einer Organisation.
Damit Stellen (abgebildet in Organigrammen) definiert werden können, müssen die Aufgaben, die in einer Organisation zu leisten sind, zuerst analysiert werden, was im Einzelnen zu tun ist. Dann sind die Teilaufgaben zu sinnvollen Aufgabenbündeln zusammenzufassen, die einer Stelle zugeordnet werden können.
Die zu einer Stelle gehörenden Aufgaben sind sinnvollerweise in einer Stellenbeschreibung beschrieben. Zu jeder Stelle sind jedoch nicht nur die Inhalte (Aufgaben) zu definieren, sondern auch die Kompetenzen und die Verantwortung.
Die Kompetenzen sind die mit der Stelle verbundenen Rechte oder Befugnisse (z.B. Weisungsrecht, Kontrolle der Arbeit von Unterstellten). Zugleich hat der Stelleninhaber die Verantwortung für die Erfüllung der mit seiner Stelle verbundenen Aufgaben zu übernehmen. Er hat somit Rechte und Pflichten. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung müssen übereinstimmen. Die Stellenbeschreibung kann durch einen Aufgabenkatalog ergänzt werden, der eine detaillierte Liste aller Tätigkeiten enthält.
Es gibt leitende, beratende und ausführende Stellen. Jede leitende Stelle beinhaltet vier Funktionen: Planen, Entscheiden, Anordnen (z.B. Aufträge erteilen) und Kontrolle (der aufgeführten Aufträge). Organisatorisch wichtig ist die Leitungs– und Kontrollspanne, d.h. die Zahl der ausführenden Stellen, für die jede einzelne Instanz verantwortlich ist.
Generell gilt: Je höher die fachliche und persönliche Qualifikation der Mitarbeitenden ist, desto grösser kann die Leitungsspanne sein, je komplexer aber die Aufgaben der unterstellten Stellen sind, desto kleiner soll sie sein.
Beratende Stellen werden als Stabsstellen bezeichnet. Sie sind Hilfsorgane zur Entlastung der Instanzen. Sie beraten, bereiten Entscheidungen vor, sammeln zu diesem Zweck Informationen, bringen Spezialkenntnisse ein, helfen bei der Planung und Abwicklung komplexer Aufträge. Sie haben jedoch keine Weisungsbefugnisse. Sie sind im Hintergrund tätig, oft ist sehr anspruchsvoller Funktion, die Entscheidungen werden jedoch von der Instanz getroffen, für die sie tätig sind.
Die ausführenden Stellen erfüllen die Aufgaben der Instanzen im Rahmen der ihnen zugeordneten Aufgaben. Sie sind in ihren Beziehungen und in ihrer Tätigkeit eng eingebunden in das Gefüge der übrigen Stellen.
Einzelne Stellen bewirken jedoch noch nichts. Entscheidend ist ihr Zusammenwirken. Wichtig ist, dass sich alle Beteiligten als essenzieller Teil einer Wertschöpfungskette verstehen.
Die Aufbauorganisation legt die Struktur (abgebildet in Organigrammen) einer Organisation fest, die Ablauforganisation regelt den dynamischen Aspekt, macht Vorgaben für die Gestaltung der wichtigen Arbeitsprozesse. Sie legt in wesentlichen Linien, Regeln, fest, wie die in der Aufbauorganisation definierten Teilaufgaben zu verrichten und aufeinander abzustimmen sind, so dass am Ende das Gesamtziel erreicht wird.
Die Frage ist dabei, wie dicht und detailliert die Regeln sein sollen. Zu viele Regeln ersticken die Kreativität der Mitarbeitenden, zu wenige führen zu chaotischem, ineffizientem Handeln.
Und: Wenn sich alle Mitarbeitenden als Teil eines lernenden Systems verstehen, d.h. dass Veränderungen in den gängigen Denk-, Interpretations- und Handlungsmustern für eine Organisationsentwicklung möglich sind, dann kann die Organisation leistungsfähiger werden.
Text: Roland Zolliker
Letzte Aktualisierung am 4. Mai 2025